Lorsqu'un créateur d'entreprise recrute un salarié dès le démarrage de son activité, la plupart des démarches administratives sont prises en charge par le centre de formalités des entreprises (CFE).
Lorsqu'il démarre seul et décide par la suite d'embaucher un salarié, il doit accomplir lui-même les formalités d'embauche.

Recruter un salarié est une décision importante car elle aura un impact sur la situation du créateur d'entreprise, qui devient employeur et sur l'organisation de l'activité qu'il faudra adapter.

   La déclaration unique d'embauche


La déclaration unique d'embauche (DUE) a été créée pour faciliter les démarches administratives des employeurs. Son utilisation est obligatoire sur l'ensemble du territoire (DOM compris), sauf utilisation de dispositifs simplifiant les formalités d'embauche des petites entreprises.
La DUE reste cependant facultative pour les entreprises de travail temporaire jusqu'à la parution d'un décret d'application qui leur sera spécifique.
Elle ne concerne pas les employeurs de salariés saisonniers en agriculture, les entrepreneurs occasionnels de spectacles et les particuliers-employeurs.

   Principe

La DUE permet d'effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :
  la demande d'immatriculation de l'employeur à la sécurité sociale en cas de première embauche d'un salarié et d'ouverture ou d'acquisition d'une entreprise employant des salariés,
  la demande d'immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s'il s'agit de son premier emploi,
 la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
 la déclaration nominative du salarié préalablement à son embauche,
 la demande d'adhésion à un service médical du travail,
 et la demande pour la visite médicale d'embauche.
Les informations relevées dans la DUE sont utilisées pour le préétablissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

   Modalités

La DUE doit être adressée, au plus tôt, dans les 8 jours précédant l'embauche, à l'Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole, qui retransmet à son tour les informations à chaque organisme concerné.
Cette déclaration peut être effectuée :
 soit par courrier RAR en retournant un formulaire au "service déclaration d'embauche" de l'Urssaf,
 soit par télécopie,
 soit par internet : www.due.fr.

   Autres formalités à effectuer

Le chef d'entreprise reste tenu d'effectuer lui-même les formalités suivantes :

  S'immatriculer auprès d'une caisse de retraite complémentaire (personnel cadre et non cadre)

L'affiliation doit être effectuée auprès d'une institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre) selon les règles suivantes :
 si une caisse est désignée pour un secteur d'activité : l'entreprise doit obligatoirement y adhérer,
 à défaut, la caisse compétente est celle désignée dans un département (ou arrondissement de Paris).
L'entreprise est tenue d'y adhérer dans les 3 mois de sa constitution, même si elle n'emploie pas de salariés immédiatement. Au-delà, l'adhésion s'effectuera d'office auprès de la caisse d'un des deux groupes chargée des adhésions tardives.
L'entreprise sera adhérente mais n'aura aucune cotisation à verser avant l'embauche d'un premier salarié.
Lors de chaque embauche, l'employeur doit contacter la caisse dont il relève pour lui fournir un certain nombre de renseignements sur le salarié.

   Informer l'inspection du travail

La déclaration doit être effectuée à l'occasion de la première embauche par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l'inspecteur du travail.

   Etablir un contrat de travail ou une lettre d'embauche

Toute embauche en contrat de travail à durée indéterminée doit normalement être accompagnée, dans les deux mois, d'un écrit comportant un certain nombre de mentions. Cette obligation est en principe considérée comme respectée par la remise au salarié du talon-récépissé, reçu à l'occasion de la déclaration unique d'embauche ou d'un premier bulletin de paye. Cependant, dans un souci de sécurité juridique, il est conseillé de remettre au salarié une lettre d'embauche ou un contrat de travail.
En cas d'embauche d'un salarié en contrat de travail à durée déterminée, la remise d'un contrat de travail écrit est obligatoire. Il doit être transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours suivant son embauche.

   S'aquitter d'une taxe en cas d'embauche de salarié étranger (hors union européenne)

En cas d'embauche d'un travailleur étranger, l'employeur doit s'acquitter lors de la première entrée en France ou lors de sa première admission au séjour comme salarié, d'une taxe au profit de l'Anaem (Agence nationale de l'accueil des étrangers et des migrations).
Pour une embauche supérieure à 12 mois, cette taxe est fixée à 900 euros pour un salaire inférieur à 1,5 Smic et à 1 600 euros pour un salaire supérieur à ce montant. 
Pour une embauche temporaire entre 3 et 12 mois, elle est fixée à 70 euros pour un salaire inférieur ou égal au Smic, 200 euros si le salaire est compris entre 1et 1,5 Smic, et 300 euros si le salaire est supérieur à 1,5 Smic.

   Ouvrir un registre unique du personnel

Tout établissement qui occupe des salariés doit tenir un registre unique du personnel.
L'employeur doit inscrire, lors de l'embauche, sur ce registre :
 les nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe de chaque salarié,
 son emploi, sa qualification, la date de son entrée dans l'établissement,
 pour les travailleurs étrangers : le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (attention, si le salarié est étranger, d'autres obligations se superposent : se renseigner auprès de l'Office des migrations internationales, espace emploi international, 48 boulevard de Bastille, 75012 Paris, tél. : 01 53 02 25 50),
 la mention éventuelle "d'apprenti", de "contrat d'insertion professionnelle", de "contrat à durée déterminée", de "travailleur à temps partiel", de "travailleur temporaire" (avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire) ou encore de "mise à disposition par un groupement d'employeurs", etc.
 la date de sortie de l'établissement.
Ce registre peut être remplacé par un support informatique.

   Obligations à remplir

Le chef d'entreprise doit en outre remplir certaines obligations notamment :

   Tenir un livre de paie ou garder un double des bulletins de paie

L'employeur a le choix entre tenir un livre de paie ou conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans.
Le livre de paye reproduit les mentions du bulletin de paye. Il peut être tenu :
 soit sur un registre spécial, pouvant être coté et paraphé par le juge du tribunal d'instance ou par un juge du tribunal de commerce ou par le maire,
 soit sur un support informatique.

   Tenir un registre des observations et mises en demeure

Y figurent les observations et mises en demeure des agents de l'inspection du travail. Ce registre doit être laissé constamment à leur disposition.

   Tenir le document unique d'évaluation des risques

Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être communiqué aux membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), aux délégués du personnel et aux personnes exposées à un risque pour leur sécurité ou leur santé et également, sur demande, à l'inspection du travail.
Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans, à défaut l'employeur encourt une amende pénale de 1 500 euros.

   Afficher certaines informations

L'employeur est tenu d'afficher certaines informations. Les principales sont les suivantes :
 adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail territorialement compétent,
 adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence,
 avis de l'existence d'une convention collective,
 règlement intérieur s'il en existe un,
 horaire de travail et durée du repos,
 interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise,
 modalités d'accés au document unique d'évaluation des risques.
L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué.

   Les formalités d'embauche simplifiées dans les petites entreprises

 Le TESE (Titre emploi-service entreprise) permet, par son utilisation, de satisfaire aux obligations sociales liées à l'embauche d'un salarié.
Il peut être utilisé par les entreprises de 9 salariés au plus ou qui, quel que soit leur effectif, emploient des salariés dont l'activité n'excède pas 100 jours (consécutifs ou non) ou 700 heures par année civile.
Pour plus d'informations sur ces dispositifs, se reporter au document sur "les formalités d'embauche simplifiées".
 Par ailleurs, la DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales), disponible sur le site Internet : www.net-entreprises.fr, permet à l'employeur :
- d'obtenir le calcul des rémunérations et de l'ensemble des cotisations et contributions dues en application des dispositions légales et conventionnelles,
- d'effectuer les déclarations obligatoires relatives aux cotisations et contributions sociales qui doivent être adressées aux Urssaf, aux caisses de retraite et de prévoyance complémentaire, au Pôle emploi et aux caisses de congés payés.

Avril 2010